Vertrag über die Auftragsbearbeitung (AVV)

nach Art. 9 des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) · Fassung 2026-11

1. Gegenstand und Dauer

Der Anbieter stellt dem Kunden die Software Trasso als Online-Dienst samt Fahrer-App «Trasso Driver» zur Verfügung (Hauptvertrag gemäss AGB). Dabei bearbeitet der Anbieter Personendaten im Auftrag des Kunden. Dieser Vertrag regelt die Pflichten der Parteien beim Datenschutz.

Der Vertrag gilt, solange der Hauptvertrag läuft, und darüber hinaus, bis alle Daten des Kunden gelöscht oder zurückgegeben sind.

2. Zweck, Art der Daten und betroffene Personen

Zweck: Disposition von Transporten, Abwicklung von Aufträgen, Kommunikation mit Fahrerinnen und Fahrern, Erstellen von Transportpapieren und Rechnungen, Verwaltung von Fuhrpark und Personal des Kunden.

Art der Daten: Kontakt- und Adressdaten von Kunden, Lieferanten und Ansprechpersonen des Kunden; Auftrags- und Sendungsdaten; Rechnungsdaten; Personaldaten der Mitarbeitenden (Name, Kontaktangaben, Ein- und Austritt, Pensum, Ausweiskategorien und Fristen, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Spesen); Standortdaten der Fahrzeuge bzw. Fahrer während des Dienstes; Fotos, Unterschriften und Namen von Empfängern; Benutzerkonten und Protokolle.

Besonders schützenswerte Daten: Bei Abwesenheiten kann die Art «krank» oder «Unfall» erfasst werden, ohne Diagnose. Weitere besonders schützenswerte Daten sind nicht vorgesehen; der Kunde erfasst solche Daten nur, soweit er dazu berechtigt ist.

Betroffene Personen: Mitarbeitende und Fahrer des Kunden, Kunden und Lieferanten des Kunden sowie deren Ansprechpersonen, Empfängerinnen und Empfänger von Sendungen.

3. Weisungen des Kunden

Der Anbieter bearbeitet die Daten nur nach dokumentierter Weisung des Kunden. Als Weisung gelten der Hauptvertrag, dieser Vertrag und die Nutzung der Funktionen von Trasso durch den Kunden. Weitere Weisungen erteilt der Kunde schriftlich oder per E-Mail.

Hält der Anbieter eine Weisung für rechtswidrig, teilt er dies dem Kunden unverzüglich mit. Er bearbeitet die Daten nicht für eigene Zwecke und gibt sie nicht an Dritte weiter, ausser an die Unterauftragsbearbeiter nach Ziffer 6 oder wenn ihn ein Gesetz dazu verpflichtet; im letzten Fall informiert er den Kunden vorher, sofern das Gesetz dies nicht verbietet.

4. Vertraulichkeit und Sicherheit

Der Anbieter verpflichtet alle Personen, die Zugriff auf die Daten haben, zur Vertraulichkeit, auch über das Ende ihrer Tätigkeit hinaus.

Der Anbieter trifft die technischen und organisatorischen Massnahmen nach Anhang 1 (TOM). Er darf sie an den Stand der Technik anpassen, sofern das Schutzniveau nicht sinkt.

5. Unterstützung des Kunden, Meldung von Verletzungen

Der Anbieter unterstützt den Kunden mit geeigneten Mitteln bei Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe), bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei Meldungen an Behörden. Viele Anfragen kann der Kunde direkt in Trasso erledigen, etwa durch Ändern, Löschen oder Exportieren von Daten.

Stellt der Anbieter eine Verletzung der Datensicherheit fest, die Daten des Kunden betrifft, meldet er dies dem Kunden unverzüglich, spätestens innert 48 Stunden, mit den verfügbaren Angaben zu Art, Umfang, Folgen und getroffenen Massnahmen.

6. Unterauftragsbearbeiter

Der Kunde ist mit dem Beizug der Unterauftragsbearbeiter nach Anhang 2 einverstanden. Der Anbieter verpflichtet sie vertraglich auf ein gleichwertiges Datenschutzniveau.

Neue oder geänderte Unterauftragsbearbeiter teilt der Anbieter dem Kunden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail mit. Der Kunde kann aus wichtigem Grund widersprechen; kommt keine Einigung zustande, kann er den Hauptvertrag auf den Zeitpunkt des Wechsels kündigen.

7. Ort der Bearbeitung und Bekanntgabe ins Ausland

Die Daten werden in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union gespeichert (Anhang 2). Die Wartung erfolgt durch den Anbieter aus der Schweiz.

Eine Bekanntgabe in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau erfolgt nur an die in Anhang 2 genannten Unterauftragsbearbeiter und nur auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (in der von der Schweiz anerkannten Fassung) oder eines anderen anerkannten Garantie-Instruments. Die KI-Erkennung von Aufträgen wird nur genutzt, wenn der Kunde ein Dokument dafür hochlädt.

8. Kontrollrechte

Der Anbieter stellt dem Kunden auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags nötig sind. Der Kunde kann höchstens einmal pro Jahr, mit einer Vorankündigung von 30 Tagen, während der Bürozeiten eine Prüfung durchführen oder durch eine zur Verschwiegenheit verpflichtete Fachperson durchführen lassen. Die Kosten trägt der Kunde.

9. Rückgabe und Löschung

Der Kunde kann seine Daten während der Vertragsdauer jederzeit in Trasso exportieren (z. B. als CSV, PDF oder XML). Nach Ende des Hauptvertrags bleiben die Daten 30 Tage für den Export erhalten. Danach löscht der Anbieter sie innert weiterer 30 Tage, ausser ein Gesetz verpflichtet ihn zur Aufbewahrung. Kopien in Datensicherungen werden spätestens nach 14 Tagen überschrieben.

Auf Wunsch bestätigt der Anbieter die Löschung schriftlich.

10. Haftung und Schlussbestimmungen

Für die Haftung gelten die Bestimmungen der AGB. Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag in Fragen des Datenschutzes den AGB vor.

Änderungen bedürfen der Textform. Die elektronische Annahme in Trasso oder bei der Anmeldung genügt als Form. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Rest gültig. Anwendbares Recht und Gerichtsstand richten sich nach den AGB; zwingende Bestimmungen des DSG bzw. der DSGVO bleiben vorbehalten.

Anhang 1: Technische und organisatorische Massnahmen (TOM)

Vertraulichkeit – Zutritt

Die Server stehen in einem Rechenzentrum mit Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und Zertifizierung nach ISO 27001 (Betreiber: IONOS). Der Anbieter hat keinen physischen Zugang.

Vertraulichkeit – Zugang

Zugang zu Trasso nur mit persönlichem Benutzer und Passwort (mindestens 10 Zeichen, Prüfung gegen bekannte und schwache Passwörter). Passwörter werden nur als Hash gespeichert (PBKDF2-SHA256, 210 000 Durchläufe, eigenes Salz). Sperre für 15 Minuten nach 5 Fehlversuchen, Begrenzung der Anmeldeversuche pro Internet-Adresse. Sitzungen laufen ab (Büro 12 Stunden, App 30 Tage). Zurücksetzen des Passworts nur über einen einmaligen, 60 Minuten gültigen Link an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Die Verwaltungskonsole des Anbieters ist nur mit Zwei-Faktor-Anmeldung erreichbar. Der Serverzugang ist auf den Anbieter beschränkt.

Vertraulichkeit – Zugriff

Rollen und Rechte in Trasso (Administrator, Disposition, Büro, Werkstatt, Fahrer); Fahrer sehen nur ihre eigenen Touren und Angaben. Personaldaten, Lohn-nahe Angaben und Kosten sind nur für berechtigte Rollen sichtbar; Krankheit erscheint für andere nur als «abwesend».

Vertraulichkeit – Trennung

Jede Firma hat eine eigene Datenbank mit eigenem Datenbank-Benutzer, der nur diese Datenbank sieht. Die Firma wird ausschliesslich über ihre eigene Adresse (firma.trasso.ch) bestimmt; Dateien liegen getrennt je Firma.

Integrität – Weitergabe

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS/TLS), auch zur Fahrer-App und zu den Unterauftragsbearbeitern. Zugriffe von fremden Webseiten werden abgewiesen (Herkunftsprüfung). Exporte erstellt nur der berechtigte Benutzer selbst.

Integrität – Eingabe

Änderungen an wichtigen Daten (Anmeldungen, Benutzer, Rechnungen, Personal, Abwesenheiten, Arbeitszeit-Korrekturen) werden mit Benutzer, Zeit und Internet-Adresse protokolliert. Die Verwaltungskonsole des Anbieters führt ein eigenes Protokoll. Gleichzeitige Änderungen werden erkannt (Versionsprüfung).

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Tägliche Sicherung aller Datenbanken und Dateien, Aufbewahrung 14 Tage, Zugriff nur für den Anbieter. Die Fahrer-App speichert Meldungen ohne Netz zwischen und sendet sie später. Der Dienst startet nach einem Fehler automatisch neu; Updates werden vor dem Einspielen mit automatischen Tests geprüft.

Datensparsamkeit und Löschung

Standortdaten werden nur zwischen «Dienst beginnen» und «Dienst beenden» erfasst und nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Abgelaufene Sitzungen und Links werden automatisch entfernt. Löschung nach Vertragsende gemäss Ziffer 9.

Organisation

Vertraulichkeitsverpflichtung aller Personen mit Zugriff; Prozess für die Meldung von Sicherheitsvorfällen (Ziffer 5); Unterauftragsbearbeiter nur mit Vertrag (Anhang 2); Überprüfung dieser Massnahmen mindestens einmal pro Jahr und bei wesentlichen Änderungen.

Anhang 2: Unterauftragsbearbeiter

IONOS

Betrieb des Servers (Rechenzentrum in Spanien, EU) und E-Mail-Versand. Alle Daten von Trasso.

Anthropic, PBC (USA)

KI-Erkennung von Aufträgen: Nur das Dokument, das der Kunde zur Erkennung hochlädt, wird verschlüsselt übermittelt und ausgewertet; Grundlage: Standardvertragsklauseln. Keine Verwendung zum Training.

Kunden laden diesen Vertrag mit ihren Firmenangaben und dem Zeitpunkt der Annahme in Trasso unter Einstellungen → Abo als PDF herunter.